Cuando pensamos en un aeropuerto, en el imaginario colectivo siempre hay una serie de profesionales que nos vienen a la cabeza: los auxiliares de vuelo, el piloto, el controlador aéreo, el personal de carga y descarga… Sin embargo, entre los menos conocidos hay un perfil importantísimo: el del coordinador de vuelo. ¿Qué es un coordinador de vuelo, cuáles son sus funciones y por qué es esencial?
¿Habéis visto alguna película en la que sale algún wedding planner o planificador de bodas? Está en permanente contacto con montones de personas que trabajan en ella para que todo salga a la perfección. Pues bien, el coordinador de vuelo tiene un papel parecido, aunque su responsabilidad es mucho mayor. Es quien asume esa supervisión, control y coordinación de todas las tareas, necesarias para el avión cuando está en tierra (es decir, las llamadas operaciones de handling) para que estas se hagan con un orden y horario óptimos. Dicho de otra manera, se ocupa de que cada uno de los procedimientos que se llevan a cabo desde que el avión toma tierra hasta que vuelve a despegar sean exhaustivamente cumplidas, que se reduzcan al máximo los tiempos empleados en cada una. Ah, y por supuesto, estar al tanto de cualquier imprevisto para solucionarlo rápidamente.
Al aterrizar, se encarga de que, por una parte, el personal de descarga esté en sus puestos para proceder a la misma. También de que los mecanismos de desembarque y traslado de pasajeros (escaleras, pasarelas, autobuses…) estén listos para ese momento.
Coordina las acciones que el avión necesita de cara al siguiente vuelo, y que son las siguientes:
- Combustible. El repostaje de combustible se puede realizar bien mediante camiones cisterna o bombeándolo desde distintos puntos de carga extendidos por el aeropuerto. La operación de repostaje es rápida en sí misma, pero el coordinador de vuelo debe controlar que esta acción no conlleve retrasos debidos, por ejemplo, a que no se les ha informado a tiempo de ello o a que no se les ha facilitado el número de metros cúbicos que necesita la aeronave. El coordinador evita que haya incidencias en este proceso.
- Limpieza del avión. Esta acción implica más coordinación que nunca en tiempos de COVID, ya que a la higiene habitual hay que sumar la desinfección especial a la que se someten los aviones, cuyo protocolo está extensamente detallado en las normas de la IATA de enero de 2o21. Por tanto, es esencial que este procedimiento se lleve a cabo en el menor tiempo posible para evitar retrasos, pero cumpliéndolo a rajatabla.
- Cátering. El coordinador de vuelo da paso al servicio de comida y bebida dentro del avión cuando este se ha vaciado e higienizado.
También tiene todas estas funciones:
Coordinación con los agentes de pasaje. El personal que se encarga de chequear los billetes y organizar los embarques también necesita estar comunicándose con el coordinador de vuelo. Pensemos que pueden ocurrir cosas como que, por ejemplo, un pasajero se equivoque o intente colarse, o que los datos de embarque no coincidan. Finalmente, recibe una hoja de carga que entregará a la tripulación.
Elaboración de un informe pormenorizado referente al vuelo.
Creación de un plan para evitar retrasos. El clima, las peculiaridades de un determinado vuelo o incluso del aeropuerto pueden hacer que se modifiquen los horarios. En su mano está reducir al máximo el tiempo que podrían robar estas incidencias.
Contacto con la tripulación. Normalmente esta es extraordinariamente puntual, pero puede suceder que alguno de ellos venga de un viaje anterior y se retrase por causas ajenas a su voluntad. El coordinador de vuelo debe mantenerse en continuo contacto con ellos para asegurarse de que se cumple el horario. Recibe la hoja de carga que le entrega el despachador de vuelo y se la entrega al comandante. La hoja de carga incluye datos como número de pasajeros, combustible, peso de la carga, mercancías…
Coordinación con el comandante. No solo le entrega la mencionada hoja de carga; también la información relacionada con el estado del avión y lo pone al día sobre las posibles incidencias que se puedan dar.
Supervisión del equipo de rampa. Este equipo es el que supervisa a pie los calzos del avión (las piezas que se colocan en las ruedas para inmovilizarlo). También se ocupan de los conos que rodean la aeronave, de conectar el grupo electrógeno, de organizar toda la maquinaria que tiene que ver con la carga y la descarga de las bodegas… Y, por supuesto, en este procedimiento también puede haber incidentes como retrasos, algún fallo mecánico o falta de algún material. El coordinador se comunica con ellos para ocuparse de que todo esté en orden o de estar al tanto de los posibles retrasos.
Vigilancia de los procesos de mantenimiento. El coordinador de vuelo también estará en estrecho contacto con los operarios que examinan minuciosamente el avión antes de que pueda volar de nuevo para que lo informen de cualquier incidencia.
Control de la carga. Por una parte, debe asegurarse de que el material sensible (inflamable, por ejemplo) está correctamente cargado y etiquetado según la normativa en vigor. También tiene que informar a la tripulación de los animales que van en bodega y asegurarse de que la temperatura es la adecuada.